Управление проектами в закупках – что это такое?

Рецензия авторов сайта:

Статья, размещённая на сайте Charted Institute of Procurement & Supply (UK), даёт неплохой обзор инструментов управления закупками в проектах. Действительно, Закупки являются одной из 9 областей знаний в управлении проектами, согласно PMBoK. Рисунки в статье полезны для понимания англоязычной терминологии в проектных закупках.

__________

Управление закупками в проектах — это структурированный процесс, который используется для определения, планирования, реализации, контроля и перехода деятельности из текущего состояния в будущее.

Управление проектами вытекает из реализации проекта, который необходимо выполнить. Это осознание может быть вызвано макро- или микрофактором.
Управление проектом закупок требует целого ряда навыков и компетенций, знаний, процессов, методов и четко очерченных целей, если результат должен быть желаемым и соответствовать потребностям заинтересованных сторон.

Управление проектами включает в себя понимание требуемых результатов, умение эффективно общаться, осведомленность о связанных с этим бюджетных ограничениях, а также о проблемах, связанных с людьми и ресурсами. Технические аспекты и управление командой также имеют ключевое значение.

Управление проектами — это всеобъемлющая деятельность, которая требует тщательного планирования со стороны специалистов по закупкам с высоким уровнем деловой хватки для обеспечения достижения конечной цели.

Как только потребность в проекте будет осознана, должен начаться процесс управления проектом.
Без эффективного управления проектом оптимальный результат проекта, вряд ли, будет достигнут.

(Источник: Jarvis-Grove, 2020)

Почему важно Управление проектами закупок?
Имея сильный и структурированный подход к управлению проектами для закупочной деятельности, можно продемонстрировать важность этого.
При правильном ведении управление проектами дает много преимуществ, как описано ниже, которые включают наличие измеримых целей, понимание рисков, обеспечение прозрачности процесса и наличие большего количества возможностей для обсуждения улучшений в цепочке поставок.

(Источник: Jarvis-Grove, 2020)

Каковы этапы процесса закупок?
В рамках всего управления проектами закупок потребуется несколько аналогичных шагов. Эта модель описывает задачи, которые должны быть выполнены в соответствии с каждым аспектом проекта.
• Начало — На этапе «Начала» или начальной стадии проекта руководство проекта должно создать бизнес-обоснование, изучить сферу охвата и определить своих заинтересованных сторон.
• Подготовка — На этапе «Подготовка» должны быть выполнены такие задачи, как разработка диаграммы Ганта или сетевого графика, определение ресурсов, включая доступное время, крайние сроки, обеспечение информирования команды и закрепление необходимых навыков.
• Внедрение — этап «Внедрения» требует выполнения таких задач, как управление командами и обеспечение сильного руководства во всем.
• Управление производительностью — «Управление производительностью» как этап, требующий выполнения задач, включая, но не ограничиваясь этим, проведение проверок для оценки того, соответствует ли проект графику и бюджету, и обеспечение выполнения любых этапов, изложенных в проекте.
• Завершение — фаза «Завершения», хотя, по-видимому, окончание процесса не является заключительной фазой. В рамках «Завершения» выполняемые задачи должны включать развертывание завершенного проекта, поиск обратной связи и размышление о том, насколько хорошо проект был реализован
• Извлеченные уроки — Заключительный этап называется «Извлеченные уроки», и здесь задачи очень важны, как часть непрерывного совершенствования. Здесь следует проанализировать полученные отзывы и принять любую конструктивную критику. SWOT-анализ может быть проведен, чтобы помочь понять, какие сильные и слабые стороны были очевидны внутри компании во время управления проектом и какие возможности и угрозы проявились извне.

Как только эти задачи будут выполнены, можно будет предпринять действия по совершенствованию процесса управления проектами для будущей деятельности по закупкам.

(Источник: Jarvis-Grove, 2020)

Каковы 5 основных процессов Управления закупками проектов?
Управление всеми успешными проектами должно осуществляться по одному и тому же процессу. Модель SQERT показывает процесс, который подробно описан ниже:
1. «Объем» — В начале любого проекта крайне важно понять Объем, т. е. что требуется для выполнения или каков желаемый результат.
2. «Качество» — является ключевым, так как именно здесь согласовываются стандарт, класс или ожидания от уровня доставки. Это может быть в соответствии со спецификацией или согласованным стандартом, таким как ISO или EN.
3. «Риск» — это следующий элемент модели SQERT. Здесь следует провести анализ и оценку рисков, чтобы понять, какие возможные проблемы могут возникнуть.
4. «Время» — в рамках этой модели представляет количество времени, необходимое или ожидаемое для завершения проекта, и, скорее всего, будет включать крайний срок сдачи.
5. «Усилие» — это о том, какие уровни ресурсов требуются. Здесь должно быть определено и рассмотрено понимание того, сколько людей, сколько денег и какие навыки необходимы.

(Источник: Jarvis-Grove, 2020)

Ключевые навыки для руководителей проектов
Основным навыкам управления проектами можно научиться, но мягкие навыки будут очень важны для менеджеров проектов, чтобы иметь возможность сообщать о планах, привлекать заинтересованные стороны и влиять на них, руководить командой и добиваться успешных результатов. Топ-5 навыков включают в себя:
• Коммуникативные навыки — способность эффективно общаться на всех уровнях для взаимодействия с заинтересованными сторонами имеет основополагающее значение для управления проектами.
• Мягкие навыки — подчеркивает важность мягких навыков, которые доминируют в пятерке наиболее востребованных навыков на 2020 год и считаются очень важными специалистами по закупкам для хорошего выполнения своей работы.
• Лидерство — Сильные лидерские качества не только помогут создать успешную проектную команду, но и повысят авторитет на руководящих должностях.
• Навыки влияния — способность влиять на заинтересованные стороны на всех уровнях является ключом к получению поддержки в отношении масштабов проекта, результатов и прогресса.
• Навыки управления заинтересованными сторонами — Построение отношений и управление внутренними заинтересованными сторонами с помощью эффективных стратегий идентификации, коммуникации и взаимодействия имеет решающее значение для успеха проекта.

Источник: https://www.cips.org/knowledge/procurement-topics-and-skills/people-and-skills/project-management/

___

Вы можете оставить свои комментарии и задать вопросы как в виджете ниже, так и обсудить этот материал с коллегами в нашей группе в Facebook