Что такое непрямые (косвенные) закупки? – всё, что Вам нужно знать

Рецензия авторов сайта:

Заслуживает внимания статья Муддассира Ахмеда, доктора философии, размещённая на созданном им ресурсе SCMDOJO. Автор разъясняет очень важный вопрос прямых и непрямых закупок. Мы об этом же, но в других терминах, писали в нашей второй публикации «Стратегия и функциональная модель закупок». Действительно, непрямые закупки могут занимать 80% трудоемкости, но составляют лишь до 20% бюджета. Они хорошо поддаются категоризации. Да, это тот вид деятельности, на котором хороший эффект даёт автоматизация, на нём можно получить эффект масштаба, его можно централизовать. Но большой ошибкой будет смешение подходов, применяемых в прямых и непрямых закупках.

__________

Что такое непрямые закупки? Я кратко обсудил эту тему с экспертом по закупкам Ричардом Бомонтом. В этой статье мы разбираемся, чтобы ответить на эти вопросы.

Затронутые темы:

• Что такое косвенные закупки или определение косвенных закупок;
• Категории косвенных закупок;
• Стратегия косвенных закупок;
• Косвенные расходы на закупки — как управлять;
• Лучшие практики непрямых закупок

Зная, что закупки — это сложная бизнес-функция, которая варьируется от организации к организации и связана со многими аспектами организационной структуры компании, — доходы, затраты и производство являются прямыми результатами закупочной деятельности.

В последние годы стратегическое значение закупок возросло и часто является источником конкурентного преимущества (Ситар, 2012). Без покупки и закупки товаров, материалов и/или услуг вряд ли сможет существовать какой-либо производственный бизнес. В соответствии с общей отраслевой практикой закупки подразделяются на Непрямые (Косвенные) закупки и Прямые закупки. Однако, на мой взгляд, косвенные закупки являются разнообразным и важным компонентом закупок, который в значительной степени игнорируется, когда речь заходит о содержании закупок, поскольку в большинстве случаев они составляют лишь небольшую часть расходов производственных фирм.

Что такое косвенные закупки?

Непрямые закупки могут быть определены как:

«Расходы, не приносящие дохода, или расходы, которые не связаны непосредственно с продаваемым продуктом или услугой» (Кокс и др., 2005)

Ричард Бомонт, эксперт по закупкам, говорит:

«То, что вы закупаете, не входит в товары и услуги, которые вы продаете своим клиентам. Однако его определение может отличаться в зависимости от типа вашего сектора деятельности».

Когда я проводил свое исследование для написания этой статьи, я был удивлен нехваткой контента, доступного в академических кругах и промышленности по этой теме. Одной из причин могут быть запутанные термины, такие как «Косвенные закупки» или «Косвенные расходы», термин, который может относиться к любому количеству товаров или услуг. Проблемы с определением косвенных расходов затрудняют разработку стратегий контроля за косвенными расходами.

На самом деле, если не будет функции косвенных закупок, компания не сможет работать эффективно. Обычно на косвенные закупки приходится от 15% до 27% общей выручки компании.

С другой стороны, косвенные расходы относятся к расходам на материалы, услуги и техническое обслуживание, необходимым для ведения бизнеса. Таким образом, и то, и другое необходимо для функционирования компании, и без них невозможно существование. Однако, хотя эти две команды в основном занимаются закупками, их методы и ответы совершенно разные.

Прямые Закупки Против Косвенных Закупок (Краткое Различие):
Соотношение между прямыми закупками и косвенными расходами на закупки варьируется в зависимости от отрасли и отдельных предприятий. Некоторые отрасли промышленности (например, обрабатывающая промышленность) сильно зависят от прямых закупок, в то время как компании, ориентированные на предоставление услуг, больше полагаются на косвенные закупки.

«Прямые закупки могут быть определены как расходы, приносящие доход, или расходы, которые непосредственно связаны с продаваемым продуктом или услугой» (Кокс и др., 2005)

Прямые закупки чаще изучаются в литературе и гораздо лучше изучаются в отрасли по многим причинам (де Бур, Холмен и Ситар, 2003;)

Прямые закупки относятся к расходам на товары, материалы и услуги, которые могут увеличить прибыль, производительность и конкурентные преимущества. Косвенные
закупки — это расходы на техническое обслуживание, товары и услуги, необходимые для ежедневных операций, которые напрямую не повлияют на прибыльность компании.

Примеры прямых закупок: Сырье, Оборудование, Механические детали для промышленных товаров и т. д.

Примеры косвенных закупок: Профессиональные услуги, техническое обслуживание, услуги, связанные с персоналом, Программное обеспечение, используемое компанией, Техническое обслуживание, Коммунальные услуги, Расходы на рекламу и маркетинг и т. д.

Когда мы рассматриваем прямые закупки и косвенные закупки, мы обнаруживаем, что прямые закупки связаны с получением товаров, материалов и услуг, которые могут быть использованы для увеличения прибыли, конкурентных преимуществ и производительности компании. Косвенные закупки связаны с закупкой товаров и услуг для внутреннего использования и любыми расходами, связанными с обслуживанием, которые позволяют продолжать повседневную деятельность.

Однако, когда мы подходим к различию между этими двумя типами закупок, мы отмечаем некоторые очевидные различия в следующих областях:

• Как управлять отношениями с поставщиками
• Как обращаться с инвентаризацией
• Как управлять структурой закупок для бизнеса
• Категории косвенных закупок

Косвенные закупки включают ряд категорий, которые включают :

• Услуги, связанные с маркетингом (покупка СМИ, агентства)
• Профессиональные услуги (консультанты, консультанты)
• Услуги по организации поездок (Бюро путешествий)
• Услуги, связанные с ИТ (оборудование, программное обеспечение)
• Услуги, связанные с персоналом (кадровые агентства, обучение)
• Управление помещениями и офисные услуги (телекоммуникации, мебель, уборка, кейтеринг, принтеры)
• Коммунальные услуги (газ, электричество, вода)
• Расходные материалы (ГСМ и т. д.)
• ТОиР (Техническое обслуживание, ремонт и эксплуатация)
• Капитальные товары (оборудование и оборудование)
• Управление автопарком.

Исследование Van Weele (2005) показало, что косвенные покупки составляют 80% всех покупок в отношении ряда транзакций, в то время как на них приходится всего 20% расходов. Таким образом, косвенные закупки заключаются в высокой частоте закупок с низкой стоимостью, что требует значительных ресурсов от закупочной организации.
Поэтому для более эффективного использования имеющихся ресурсов потребуется оптимизированная стратегия косвенных закупок. Это привело бы к снижению затрат за счет сокращения времени внутренней обработки, а не к существенной экономии за счет снижения закупочной цены.

Ричард говорит: «Косвенные расходы, как правило, довольно ценятся, а также имеют тенденцию к очень низкому уровню интереса к бизнесу в целом. Тем не менее, это может иметь большое значение и оказать большое влияние.

Чтобы хорошо управлять этим, важно учитывать информацию и системы, поскольку мы столкнемся со сложными контрактами, а также с тем, как мы можем сделать это эффективным».

Кокс и др. (2005) в своем исследовании обнаружили, что примерно у 10% компаний вообще отсутствовала какая-либо стратегия управления косвенными расходами, и что многие выбирали свои стратегии просто на основе интуиции. Хингорани (2010) подчеркивает сложность и важность анализа косвенных затрат. Отсутствие стратегий закупок для косвенных расходов приводит к таким проблемам, как самостоятельные закупки или закупки товаров и услуг вне установленных контрактов или процедур (Карьялайнен, Кемппайнен и Ван Раайдж, 2009). Кроме того, многие стратегии косвенных закупок, как правило, сосредоточены исключительно на снижении закупочной цены, а не на рассмотрении затрат для всей системы (Bailey & Helms, 2007; Bechtel & Patterson, 1997).

Чтобы быть эффективным, изменение стратегий косвенных закупок требует сочетания мощных цифровых инструментов, оптимизации процессов и инвестиций в управление изменениями. К счастью, ваша команда по закупкам может использовать правильные технологии и упреждающие методы, чтобы эти три продукта работали вместе.

Стратегии косвенных закупок требуют глубокого и детального понимания вашей цепочки поставок и взаимоотношений с поставщиками, целей компании в области конкурентоспособности и прибыльности, а также методов и инструментов, необходимых для оптимизации процессов для достижения оптимальной производительности и рентабельности инвестиций (рентабельности инвестиций).

Важно отметить следующие приоритеты, которые необходимо учитывать при реализации стратегии косвенных закупок:
Автоматизация:
Автоматизация процессов с помощью решений для электронных закупок или использования роботизированной автоматизации процессов (RPA) рассматривается как область, которая в последние годы становится все более важной. Однако зрелость компании зависит от используемых инструментов. Хотя 82% лиц, принимающих решения о косвенных закупках, заявили, что электронные закупки являются важной или даже важной частью их стратегии, RPA, по-видимому, гораздо менее продвинута, и только 34% респондентов утверждают, что внедрили электронные закупки.

Инновация:
Специалисты по косвенным закупкам хорошо продвигают инновации и считают, что поставщики являются основными движущими силами инноваций (51%). Поставщики также в значительной степени полагаются на участие внутренних команд в предложении инновационных идей или решений, тем самым создавая большую ценность.

Контроль затрат:
Неудивительно, что контроль затрат был и остается одной из главных целей отдела закупок. Основные методы, используемые до сих пор, все еще:

• Переговоры с поставщиками
• Объединение/объединение покупок
• Корректировка спецификации
• Подход TCO (Общая стоимость владения)
• Сменить поставщика

Создание ценности:
Создание ценности для заинтересованных сторон (внутренних клиентов, руководства, поставщиков и т. д.) По-прежнему является главным приоритетом команды непрямых закупок. Однако, похоже, что сейчас основное внимание уделяется определению и измерению достижения целей в этой области.

Ответственные закупки:
Концепция КСО (Корпоративной социальной ответственности) еще не была интегрирована в стратегию компании в части непрямых закупок. Однако профессионалы знают, что, будь то происхождение продукта, условия производства или использование детского труда, это область совершенствования, которую необходимо решить, что делает ее вторым приоритетом.

«До тех пор, пока мы ценим автоматизацию больше, чем развитие талантов, мы не должны удивляться тому, что не все наши сотрудники идут в ногу с технологическими изменениями».

Ричард говорит: «Речь идет об управлении заинтересованными сторонами и о том, как их поддержать, чтобы создать требования, способные помочь вам получить правильные решения на рынке.

Кроме того, владелец может помочь вам определить ключевых игроков в определении того, что вам нужно (юридические — отличный пример).

В бизнесе есть множество заинтересованных сторон, которым вы можете помочь как отличный посредник в закупках, чтобы определить требования».

Игнорирование косвенных расходов на закупки может нанести ущерб вашему предприятию, что приведет к перерасходу средств, снижению видимости и недостаточному контролю над цепочкой поставок.

На самом деле, это правда, что специалисты по закупкам способны лучше управлять косвенными расходами своих компаний.

Для этого существует несколько интересных способов управления расходами на косвенные закупки:

Инвестируйте в соответствующие технологии:
Стоит инвестировать в программные средства, такие как облачные решения для закупок, для поддержки более точных и эффективных закупок.
При наличии достоверных данных автоматизация процесса позволит вашей команде по закупкам эффективно реализовать вашу новую стратегию. Это также обеспечит видимость всех косвенных расходов внутри предприятия в режиме реального времени.

Улучшить видимость и прозрачность:
Косвенные расходы известны тем, что они распределены по всей организации, и они выходят за рамки сферы закупок. Обычно это распространяется на крупные контракты, такие как корпоративное питание, поездки сотрудников или ИТ-услуги.

Отдел закупок должен полностью понимать расходы своей организации. Это означает объединение всех косвенных расходов в категории, упомянутые выше, и поставщиков. Ключом к этому является список предпочтительных поставщиков, который поможет вам повысить эффективность вашей цепочки поставок и обеспечить более выгодные условия контрактов с поставщиками, такие как скидки на объем. Организации, которые хотят улучшить свои процессы косвенных закупок, должны сосредоточиться на разработке стратегических планов закупок для прямых и косвенных расходов.

Во-первых, вам необходимо определить возможности экономии в цепочке поставок. Затем проверьте, где вы можете построить более значимые отношения сотрудничества с поставщиками.

Затем проведите углубленный анализ всех косвенных расходов. Это поможет разработать план, включающий организационные цели, маркетинговые исследования и стандарты работы косвенных поставщиков.

Установление партнерских отношений по закупкам с Организацией по закупкам Группы (GPO) является еще одной стратегией решения проблем, связанных с косвенными расходами. Объект групповой политики может помочь вам сбалансировать ваши косвенные расходы и снизить риски поставщиков, экономя при этом ваше время, деньги и энергию.

Ричард также дал ценные советы по оптимизации косвенных закупок, сказав следующее:

«Дополнительные расходы на непрямые закупки — это большая проблема. Ценный совет мог бы состоять в том, чтобы внимательно изучить расходы от самого большого до самого маленького хвоста и решить, как далеко вы можете просто убрать их с нашего стола, например, как вы переходите на самообслуживание, технологии, аутсорсинг, создание специальной команды и т. д. Каковы бы ни были модели, которые будут работать на вас, вы не хотите, чтобы ваша команда была связана с повседневной честностью в решении мелких вопросов, так что избавьтесь от этого».

Как может показаться очевидным специалистам по закупкам, функция закупок должна устанавливать, следовать и внедрять лучшие практики, чтобы гарантировать, что все в организации не только понимают необходимость этих изменений, но и понимают, как их действия создают ценность и экономят затраты для компании.

Упреждающее Управление изменениями:
Обеспечение полного признания на всех уровнях организации имеет решающее значение. Важно предоставлять учебные материалы, которые непосредственно устанавливают связи между новыми системами и новыми процессами, повышают конкурентоспособность и экономят затраты.

Будет полезно определить и обучить сотрудников новой системе и попросить их давать советы и рекомендации сотрудникам в других подразделениях компании.
Кроме того, очень важен выбор поставщика программного обеспечения, который понимает потребности управления изменениями, например, инвестирование в обучение до, во время и после внедрения нового процесса.

Интеграция закупок с финансами:
Это очень ценно, когда система поставщиков интегрирована с основным решением для закупок. Легко отслеживать и анализировать данные о расходах и результатах деятельности из внутренних и внешних источников, а затем проводить дальнейший контекстуальный анализ с точки зрения анализа отрасли и рынка для разработки стратегических планов расходов и закупок.

Аудит также был улучшен, поскольку данные могут автоматически перепроверяться, а все транзакции могут автоматически регистрироваться и предоставляться отделам закупок и бухгалтерии.

Кроме того, напрямую связывая закупки с финансированием, высшее руководство имеет прямой доступ к анализу данных и информационным панелям, которые могут показать экономию затрат и создать ценность за счет совершенствования процессов, конкурентных преимуществ, полученных благодаря партнерствам и совместным программам.

Инвестируйте в правильные программные инструменты:
Благодаря поддержке современных облачных решений для закупок вы можете выполнять все задачи, необходимые для оптимизации прямых и косвенных закупок, быстрее, точнее и эффективнее.

Автоматизация и искусственный интеллект (ИИ) и централизованное управление данными, иерархический доступ к мобильным устройствам для всех заинтересованных сторон (не только для отдела закупок, но и для всех ваших бизнес-подразделений и прав доступа поставщиков с помощью портала поставщиков); вы предоставляете инструменты, необходимые для эффективного выполнения новой стратегии закупок.

Ричард также добавил, что:

«Мы можем сосредоточиться на больших вещах, убрав с нашего стола мелочи».

В то время как мы фокусируемся на лучших практиках, мы также должны стремиться избегать следующих 4 ошибок, которые обычно связаны с косвенными закупками.

Выводы:

Независимо от ситуации в вашей компании, стратегический и методологический подход к закупкам косвенных товаров и услуг имеет решающее значение. Надзор должен осуществляться для обеспечения наилучшего использования ресурсов и процессов.
Зная, что сосредоточение внимания на непрямых закупках позволяет снизить затраты с низких до высоких однозначных цифр, поскольку для этого требуется много навыков и опыта, вы можете повысить производительность с помощью команды непрямых закупок, которая является вашим лучшим выбором.

Закупки косвенных товаров и услуг охватывают практически все аспекты деятельности компании. Объем косвенных закупок включает ИТ, капитальные затраты, перевозку и логистику, оборудование, маркетинг, юридические и кадровые ресурсы, контракты на аутсорсинг, маркетинговые расходы, коммунальные услуги, расходные материалы, временных работников, поездки и т. д.

В заключение, независимо от того, являетесь ли вы членом команды по закупкам растущей сервисной компании или специалистом по закупкам, который хочет повысить ценность для известного производителя, необходимо иметь в виду, что вам необходимо найти способ упростить все процессы закупок. Инвестируя в правильные технические инструменты и разрабатывая эффективные процессы управления категориями, управления цепочками поставок и общей стратегии закупок, вы можете воспользоваться возможностями для экономии, направления и особенно управления временем, навыками и энергией вашей команды для действительно эффективных стратегических закупок.

Dr. Muddassir Ahmed, Ph.D

Муддассир Ахмед, доктор философии в области наук об управлении
Источник: https://www.scmdojo.com/what-is-indirect-procurement/

___

Вы можете оставить свои комментарии и задать вопросы как в виджете ниже, так и обсудить этот материал с коллегами в нашей группе в Facebook