Заслуживает внимания статья Муддассира Ахмеда, доктора философии, размещённая на созданном им ресурсе SCMDOJO. Автор делится наиболее распространёнными проблемами, основанными на его опыте работы на промышленных предприятиях Европы, Ближнего Востока и Африки. Все эти проблемы характерны и для российских предприятий, на большинстве которых доминирует философия следования наименьшей цене и практика поиска проблем в подразделениях закупок, но не в подразделениях заказчиков. Автор в качестве проблемы приводит работу без контракта, но в российской практике есть обратная проблема — традиция заключать контракт даже на мелкие закупки и потом длительное время согласовать эти контракты внутри организации.
__________
Со сколькими проблемами закупок вы сталкиваетесь в своей повседневной работе? Не могли бы вы перечислить их? И какие из них будут самыми большими болевыми точками, которые необходимо устранить?
Для меня самая большая проблема, которую я вижу для любой функции закупок, заключается в том, чтобы перенести «традиционную ориентацию закупок на краткосрочную экономию средств» на более целостную цель, которая включает стратегические отношения с поставщиками, отдавая предпочтение долгосрочной эффективности затрат и работая с поставщиками для выявления возможностей для разработки более инновационных продуктов и услуг.
В современных компаниях системы закупок постепенно рассматриваются как жизненно важный стратегический вклад в создание стоимости и соответствие целям конечных пользователей. Надежная система закупок — это система, созданная для повышения точности, эффективности и скорости. В связи с этой точкой зрения, наблюдаемой многими, необходимость стандартизации бизнес-процедур в рамках закупок и обеспечения наилучших практик становится очень важной для бизнеса.
Но, несмотря на все меры безопасности, принятые при создании стандартизированной бизнес-стратегии, проблемы с закупками, как известно, все еще возникают. Проблемы с закупками, начиная от организационных недостатков и заканчивая человеческими ошибками, снова могут негативно сказаться на закупках и возможностях бизнеса в области закупок. Далее приведен список наиболее распространенных проблем с закупками, с которыми мы сталкиваемся в различных организациях, и их решения, предлагающие простые способы их устранения.
17 Наиболее распространенных проблем с закупками
1) Допуск низкого качества при меньших затратах
В современном деловом мире стоимость, по-прежнему, имеет большое значение для потребительских товаров. Мы видим, как предприятия стремительно снижают издержки, даже если это негативно сказывается на качестве продукта. В бесчисленных сценариях измерение качества изменяется для экономии затрат, а руководство полно оптимизма, пока риск потери качества не будет обнаружен.
РЕШЕНИЕ: Использование отзывов потребителей стало полезным для достижения лучшего баланса, особенно при достижении приемлемой нормы прибыли.
Для этого существует Панель мониторинга ключевых показателей эффективности закупок, которую вы можете использовать для отслеживания всех ваших ключевых показателей качества и стоимости. Определите тенденции к снижению, посмотрите, какие ключевые показатели ниже целевых показателей, и принимайте меры по исправлению положения.
2) Предоставление неясных спецификаций и требований
Предоставление неясных спецификаций и требований во время закупок не всегда получается хорошо и соответствует сценарию «помогите мне помочь вам». Как правило, поставщики могли бы предложить гораздо лучшую работу по выполнению запросов клиентов, если бы заказчики внутри организации предоставляли четкие и определенные требования во время закупок.
РЕШЕНИЕ: Четкие детали или спецификация того, что требуется заказчикам, будут иметь большое значение для решения этой проблемы закупок.
3) Не проводится оценка поставщиков перед закупкой или в начале проекта
Организации обычно отказываются от оценки поставщиков и придерживаются того, что поставщики обещают на бумаге. Удержание поставщиков на расстоянии вытянутой руки без какой-либо оценки перед началом закупки оставляет место для нарушений и сомнительного опыта. Отсутствие доверия с любой стороны сделки приводит к различным проблемам с закупками.
РЕШЕНИЕ: Проведите тщательную оценку критериев и/или оценки поставщиков, прежде чем выбирать какого-либо поставщика. После выбора активно включайте крупных поставщиков в процессы решения проблем. Это приводит к положительным результатам для всех заинтересованных сторон. Относитесь к своему поставщику как к стратегическому деловому партнеру.
4) Неполное понимание возможностей поставщика
Если у вас нет четкого представления о возможностях поставщика, то это верный способ остаться неудовлетворенным, когда возникают возможные проблемы с закупками. Возложение больших надежд на поставщика в отношении быстрого завершения сделки по закупкам, выходящей за рамки его возможностей, обычно приводит к катастрофическим последствиям в конце. Эта проблема закупок является одной из самых больших проблем, с которыми сталкиваются специалисты по закупкам. Этот процесс, начиная с определения лучшего и заканчивая обеспечением стабильной и качественной доставки, может иметь жизненно важное значение для получения гораздо большего от ваших поставщиков.
РЕШЕНИЕ: Наряду с обычным процессом закупок специалистам по закупкам необходимо постоянно контролировать поставщиков, чтобы обеспечить соблюдение всех требований и стандартов поставки. Начните с постепенного улучшения параметров (качества/условий поставки) с установленными сроками и согласованным качеством. Другими словами, проводите регулярный обзор поставок, обсуждайте ключевые показатели эффективности и согласовывайте действия и идеи по улучшению.
5) Несогласие по важным ключевым показателям эффективности
Следуя вышеизложенному, важные ключевые показатели эффективности имеют жизненно важное значение для осуществления закупок наилучшей практики. Лучшие практики в цепочках поставок функционируют с использованием пяти основных измерений (вариативность, разнообразие, скорость, наглядность и объем). Многие эксперты по закупкам не осознают необходимости критического опроса, посвященного тому, что новый поставщик вносит в баланс. Такие факторы, как изменение закупочной цены, процентное снижение затрат, быстрая доставка и т. д., могут быть ценными, но недостаточными. Кроме того, эти меры часто приводят к конфликту со значительными стратегическими действиями, которые обеспечивают реальное и устойчивое воздействие.
РЕШЕНИЕ: Как только ключевые показатели эффективности будут согласованы, они должны стать основным пунктом повестки дня для регулярного анализа поставок. Система управления должна использовать меры, включающие систему закупок, которая обеспечивает баланс между стоимостью, потребительской ценностью, качеством и скоростью.
6) Отсутствие прозрачности
Сокрытие важной информации организациями, как правило, создает проблемы с закупками, которые не позволяют поставщикам предлагать клиентам реальную ценность. Важные данные, такие как тенденции рынка, изменения в продуктах и прогнозы продаж, создают нежелательные сюрпризы, которые могут помешать вашим отношениям с поставщиками.
РЕШЕНИЕ: Спросите требования поставщика или детали, необходимые для предоставления качественных услуг. Держите открытой строку запроса об этих требованиях, а также обновляйте ее при появлении новых требований.
7) Отсутствие доверия
В случаях нулевого доверия к поставщику такие организации обычно держат поставщиков на расстоянии вытянутой руки. Демонстрация недоверия к поставщикам может не понравиться некоторым, и это может привести к целому ряду проблем с закупками. Но все же, прежде всего, соблюдайте безопасность, не доверяйте слепо.
РЕШЕНИЕ: Продемонстрируйте определенный уровень доверия вашим ключевым поставщикам.
8) Ведение бизнеса без официального контракта
Я до сих пор удивляюсь, узнав, что у многих компаний в списке поставщиков более 40% поставщиков без официального контракта. Я бы счел это одной из наиболее распространенных проблем с закупками.
Создание юридических контрактов и бумажных работ может быть трудоемким и сложным процессом. Эта проблема с закупками может возникнуть, когда поступают регулярные запросы (на выражение заинтересованности, предложения, предложения и т. д.), и их обработка занимает много времени. Такие процедуры должны быть прямыми, справедливыми и тщательно выполняемыми. Несмотря на то, что это требует отличной работы для групп по закупкам, уклонение от них может привести к еще большему количеству проблем с закупками.
РЕШЕНИЕ: Создайте прямой, справедливый и тщательно реализованный подход к формальным контрактам. Каким бы сложным ни был этот процесс, бизнес есть бизнес, и его следует вести в соответствии с официальными соглашениями. И это должно быть сделано независимо от того, насколько велик или мал поставщик.
9) Не очень понятные процессы бизнес-функции закупок
В то время, как обычные базовые процессы закупок обычно четко определены, несколько не менее важных процессов, связанных с закупками, четко не определены. Например, включает в себя такие ключевые процессы, как развитие поставщиков, обучение и развитие функций закупок, Закупка с оплатой (P2P). Закупки JIT и стратегическое снабжение. Неправильное использование этих процессов может привести к реактивным проблемам с закупками.
РЕШЕНИЕ: Используйте системы закупок и принципы лидерства, которые обеспечивают четкий и привлекательный бизнес-процесс.
ИЗУЧИТЕ ВЕДЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ КОНТРАКТОВ В ОБЛАСТИ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК
10) Случайные заказы
Заказ неправильных товаров или количеств может привести к серьезным проблемам с закупками у ваших поставщиков. В настоящее время скорость транзакций практически не оставляет места для ошибок при заказе. Хотя это и не обычное явление, случайные заказы потребовали бы нескольких сдержек и противовесов по всей системе. Если ни один протокол не разрешает или не поддерживает отмену и защиту от ошибок, то такие проблемы, скорее всего, займут больше времени.
РЕШЕНИЕ: Если вы поддерживаете хорошую связь со своим поставщиком, будут немедленно приняты меры по исправлению таких ошибок. Хорошие связи спасут вас от значительных трудностей в долгосрочной перспективе.
11) Продолжать работать с негибкими поставщиками
Несколько решений о закупках принимаются наряду со стратегией управления бизнес-рисками. Такие вещи, как низкие затраты, лучше отражаются на результатах деятельности компании. Тем не менее, некоторые поставщики могут не предоставлять скидки или не включать определенные надбавки. Как опытный специалист по закупкам, часто находите место для переговоров с вашими поставщиками.
РЕШЕНИЕ: Прежде чем выбирать поставщика, посмотрите, какие варианты поставки, такие как скидки, например, были бы выгодны для вашего бизнеса. Придерживайтесь поставщиков, которые определяют и учитывают ваши бизнес-желания для достижения максимальной производительности.
12) Отсутствие плана развития для покупателей/менеджеров по закупкам
В то время, как большинство компаний запрашивают CIPS или ISM, но очень немногие на самом деле выходят и поддерживают членов своей команды по закупкам для постоянного функционального развития. Я видел, как многие покупатели обращались за финансовой поддержкой и получали отказ по «деловым причинам». По моим наблюдениям, это одна из наиболее распространенных проблем с закупками.
РЕШЕНИЕ: Мы, бизнес-лидеры, знаем о важности технических знаний, так почему бы не поддержать их? Если средства ограничены, то существует множество Курсов по закупкам, блогов по закупкам и книг по закупкам, которые могут действительно помочь в развитии функции закупок, а также помочь покупателям подготовиться к следующим переговорам.
13) Отсутствие точных данных
Создание заказов на закупку на основе ошибочных данных о закупках и запасах может привести к избыточным запасам, нехватке запасов и другим дополнительным проблемам с закупками, которые могут напрямую повлиять на прибыль вашей организации.
РЕШЕНИЕ: Всякий раз, когда вы хотите принимать решения о закупках, используйте только точные и надежные данные.
14) Продолжать уделять особое внимание снижению затрат
Как упоминалось ранее, снижение затрат является ключевым направлением для большинства функций закупок. Часто желаемой целью является выполнение закупок в срок и в рамках бюджета. Таким образом, снижение затрат на последнее может помочь реализовать некоторую экономию. Но может возникнуть ряд проблем, если больше внимания будет уделяться соблюдению бюджета.
Наиболее классическим примером, когда функция закупок попадает в ловушку, является аутсорсинг в страны с наилучшими затратами (или страны с низкими затратами) с учетом последствий для общей стоимости поставки, качества, доставки, времени выполнения заказа и, в свою очередь, запасов.
РЕШЕНИЕ: При каждом проекте по снижению затрат команда по закупкам должна учитывать последствия для стоимости поставки, качества, времени выполнения заказа, стоимости перевозки, вопросов соблюдения торговых требований и, в свою очередь, запасов. Не всегда необходимо, чтобы, если бы цена за штуку была низкой!
15) Незнание, какого поставщика развивать или какого заменить.
Определение того, какого поставщика следует развивать или заменить, требует тщательного внимания к сохранению подходящего поставщика для вашего бизнеса, что является еще одной распространенной проблемой закупок. Поэтому я написал статью на тему «Вы больше похожи на специалиста по реактивному или стратегическому развитию поставщиков?», где я рассказал о том, какого поставщика следует развивать стратегически, а какого — реактивно. Предоставление необходимой поддержки и услуг всегда имеет важное значение для непрерывного развития.
РЕШЕНИЕ: Изучите мотивы конкретных поставщиков для участия в программах развития поставщиков и то, как покупатели могут повлиять на поставщиков, которые не зависят от них, для участия в обучении поставщиков и разработке технологий/продуктов.
16) Игнорирование затрат времени
Более низкие цены от поставщиков обычно сопровождаются длительными сроками выполнения заказа. Мы почти никогда не видим, чтобы организации предоставляли всесторонний анализ этих длительных сроков выполнения заказа и их последствий для затрат, пропущенных сроков, потерь, оборотного капитала и общей удовлетворенности потребителей.
РЕШЕНИЕ: Время всегда является важным фактором при закупках, выберите поставщика, ценовой диапазон которого соответствует потребностям вашей организации.
17) Терпимость к ненужному риску
Все системы закупок должны включать оценку рисков, охватывающих проблемы с поставками и последующие последствия. Существует слишком много обстоятельств, при которых стратегические закупки могут столкнуться с ненужным риском, который может привести к проблемам с закупками.
РЕШЕНИЕ: Будьте открыты в отношении ваших возможных вариантов риска и принимайте меры для устранения всех Ненужных рисков.
ЗаключениеНекоторые организации часто сталкиваются с различными проблемами и задачами в области закупок. Внедрение передовых систем закупок будет направлено на интеграцию различных мер и высокопроизводительных бизнес-процессов для решения этих проблем.
Dr. Muddassir Ahmed, Ph.D
Муддассир Ахмед, доктор философии в области наук об управлении
Источник: https://www.scmdojo.com/procurement-problems-solution/
___
Вы можете оставить свои комментарии и задать вопросы как в виджете ниже, так и обсудить этот материал с коллегами в нашей группе в Facebook
