Начало (часть 1)
Инструменты выбора поставщиков
После того, как вы начали сужать варианты выбора поставщика на основе приведенных выше соображений, пришло время копать больше деталей. Запрос цен (RFQ) и запрос предложений (RFP) — это инструменты, которые вы можете использовать, чтобы узнать больше о том, как поставщики будут удовлетворять ваши конкретные потребности.Запрос предложений
Для некоторых позиций эффективен запрос предложений. Процесс относительно прост: отправьте эту форму поставщикам, с которыми вы хотите работать, чтобы получить информацию о спецификациях продуктов, сроках доставки и подробной стоимости.Поставщики ответят на RFQ предложением и любыми комментариями относительно спецификаций. В общем, RFQ — это простой документ, который лучше подходит для покупки продуктов, а не услуг. Шаблоны RFQ, подобные этому, упрощают процесс и могут быть настроены для включения любой информации, которую вам нужно знать.
В ситуациях со многими переменными или когда компания изучает различные рыночные варианты, RFP — лучший выбор. По сравнению с RFQ, RFP требует больше времени для всех участников, поскольку он предназначен для запроса предложений поставщиков по бизнес-решениям, а не ценовых предложений.
Мало того, что вам нужно потратить больше времени на изложение ваших потребностей и требований, но и поставщики, которым вы отправляете форму, должны разработать и предложить возможные решения. RFP может многое рассказать о поставщиках, их услугах и о том, как вы могли бы работать вместе для достижения своих бизнес-целей.
Интернет-магазины
В последнее время появилась новая тенденция в поиске поставщиков: онлайн-маркетплейсы.Онлайн-рынки объединяют покупателей и продавцов. Покупатели проводят поиск на основе основных критериев, таких как местоположение, необходимые товары и т. д. Затем рынок находит соответствующих продавцов и поставщиков услуг, которые соответствуют их критериям.
Ariba , Alibaba и Amazon Business — это всего лишь три примера таких онлайн-рынков.
Компании могут найти основных поставщиков на этих торговых площадках и даже использовать их в экстренных случаях, когда основной поставщик не может выполнить заказ. Ранее упомянутый RFQ очень эффективен в среде онлайн-рынка.
Ведение реестра поставщиков
Если вы связываетесь с многочисленными поставщиками или работаете с ними в рамках процесса закупок поставщиков, вам понадобится способ отслеживать детали. Онлайн-формы могут помочь собрать необходимую информацию для различных сценариев:- Чтобы вести базу данных с информацией о поставщиках, отправьте регистрационную форму поставщика новым поставщикам, когда вы вступаете в партнерские отношения.
- Используйте простую контактную форму поставщика для сбора адресов и контактной информации от потенциальных поставщиков.
- Если вы проводите выставку, отправьте каждому участнику новую форму настройки поставщика .
После того, как вы определились с поставщиком, следующим шагом будет заключение контракта.
ПЕРЕГОВОРЫ ПО КОНТРАКТУ
Поздравляем — вы выбрали поставщика и готовы двигаться дальше.
Следующим этапом процесса является заключение контракта, когда вы и продавец соглашаетесь с условиями покупки, излагаете их в письменном документе и подписываете этот документ, чтобы указать на согласие обеих сторон.
Некоторые контракты на закупку просты, а другие более сложны, с множеством переменных и непредвиденных обстоятельств. Независимо от их сложности, все контракты должны пройти тщательную юридическую проверку.
Контрактная стадия процесса закупок может включать или не включать переговоры. Любой элемент договора купли-продажи может быть предметом переговоров, включая детали, касающиеся обязанности, финансирование, сроки поставки, графики платежей и многое другое.
Естественно, у обеих сторон есть свои цели, но, когда все торгуются добросовестно, переговоры могут иметь большое значение для заключения прочного контракта, который все обязуются соблюдать.
Составление договоров как часть процесса закупок
1. Уточнить основные моменты сделки перед составлением договора
Сядьте со своим поставщиком и запишите основные условия соглашения в виде списка или плана. Это отвлекает внимание от законности заключения контрактов и переводит его на выполнение требований к работе. Основные моменты включают в себя то, что должно быть сделано, когда и кем. Эти баллы послужат основой для вашего будущего контракта.2. Используйте настраиваемые онлайн-формы для составления контракта
Онлайн-шаблоны обеспечивают хорошую отправную точку для структуры контракта на закупку. При необходимости измените их, чтобы включить наиболее важные термины, и повторно используйте свои шаблоны для будущих сделок.Этот процесс не только экономит время, но и снижает вероятность ошибок.
3. Включите все необходимые приложения и шаблоны
Сам контракт является основным документом, но в некоторых случаях соответствующие вспомогательные документы могут помочь уточнить и расширить условия контракта.Некоторые экспонаты или приложения являются длинными и, таким образом, слишком громоздкими, чтобы включать их в сам контракт. Примером могут быть условия продажи (способы оплаты, правила гарантии продукта и другие услуги, включенные в покупку) или различные графики, которые должны соблюдаться в рамках контракта.
4. Попросите юридического эксперта изучить договор
Никогда не помешает обратиться за помощью к юристу. Для сложных контрактов на закупку — например, сложных ИТ-услуг, высокотехнологичных продуктов и медицинских услуг — обратитесь за советом к квалифицированной команде юристов, обладающей опытом, связанным с этим типом услуг.Но даже если ваш договор проще, у эксперта по правовым вопросам есть опыт выявления потенциальных проблем и, возможно, он сможет указать, где отсутствует ключевая информация. Обратите внимание, что этот шаг предназначен не только для вас. Объективная третья сторона позаботится о том, чтобы контракт был справедливым для обеих сторон, что помогает укрепить доверие в отношениях.
5. Храните свои контракты в Интернете для дальнейшего использования
Составление и завершение контрактов — тяжелая работа; не дай всему пропасть. Сохраняйте свои контракты онлайн для быстрого доступа. В будущем вам может понадобиться обратиться к ним за условиями, ценами или обязанностями, особенно если ключевые люди в вашей рабочей силе уйдут, и взять эти знания с собой.Помимо онлайн-форм, еще одним вариантом является инвестирование в платформу управления контрактами, которая позволяет лучше контролировать весь процесс контракта и предоставляет место для цифрового хранения контрактов на покупку.
Далее: ваши товары вот-вот будут доставлены — так что же входит в процесс получения?
ПРИЕМ И ПРОВЕРКА ТОВАРА
После того, как ваша компания подготовила договор о закупках и разместила заказ у поставщика, следующим шагом будет получение этих товаров или услуг.
Хотя может показаться, что самые важные проблемы с закупками уже были решены на предыдущих этапах — и во многих случаях они были таковыми — получение продукта может создать свой собственный набор проблем. Наличие надежной процедуры получения товаров гарантирует, что вы получите то, что ожидали, и прокладывает путь к беспрепятственному завершению процесса закупок.
9 составляющих эффективной процедуры получения товара
Ниже приведены девять компонентов тщательного процесса получения товаров. Детали вашей процедуры могут различаться в зависимости от приобретенных товаров или услуг, но общий процесс получения должен быть одинаковым в каждом случае и у каждого поставщика, чтобы ничего не упустить.1. Получение заказа
Вопреки тому, что вы могли бы подумать, процесс получения начинается задолго до того, как товар прибудет в ваше здание или на склад. Процесс начинается, когда поставщик подтверждает заказ.Хотя поставщики чаще всего выполняют заказы прямолинейно, могут быть случаи, когда поставщики задают уточняющие вопросы. Как клиенту, вам также может потребоваться сообщить об изменениях в последнюю минуту, касающихся модификации заказа, пересмотренных дат доставки и т. д.
2. Обработка заказа
Когда заказ на покупку ясен и вопросы решены, поставщик начинает обработку заказа. Некоторые поставщики используют системы обработки заказов на продажу, способные дать клиентам представление о ходе выполнения их заказов.3. Заказ отгрузки
Когда ваш заказ будет выполнен, вы (или назначенная сторона, указанная поставщиком) должны получить уведомление об отправке от поставщика.На этапе контракта вы, возможно, предоставили поставщику спецификации относительно того, как он должен упаковать и отправить ваши товары. В противном случае поставщик будет использовать свои стандартные способы упаковки и доставки, а также предпочитаемую им курьерскую службу.
Независимо от метода поставщик должен предоставить вам информацию об отслеживании доставки, чтобы вы могли быть в курсе ожидаемого времени доставки.
4. Получение заказа
Когда заказ прибудет, сравните содержимое и этикетку, чтобы убедиться, что все элементы включены. Некоторые заказы могут быть разделены на несколько партий, и компании должны знать, что товары поступят позже. Если что-то не соответствует, немедленно свяжитесь с поставщиком для уточнения или решения.Онлайн-инструменты могут помочь упростить этот процесс. Например, вы можете настроить контрольный список получения Jotform для сбора важной информации о доставке. Эта информация автоматически сохраняется онлайн для дальнейшего использования.
5. Проверка качества
Качественный обзор также имеет решающее значение. Проверка качества может занять много времени, но ее необходимо проводить по прибытии для быстрого решения проблемы. Что касается таких товаров, как скоропортящиеся продукты, немедленно свяжитесь с поставщиком, если эти продукты не соответствуют ожиданиям относительно свежести.6. Товар возвращается
Если какой-либо товар не прошел проверку качества, отложите его в сторону и свяжитесь с поставщиком. Во время обсуждения обязательно соберите информацию о возврате товара и разрешение на возврат товара (RMA), документ, который дает согласие на возврат приобретенного товара.Обязательно указывайте RMA на всех возвращаемых товарах и упаковке и добавляйте информацию о RMA в свою онлайн-систему вместе с информацией о доставке.
7. Завершение заказа на поставку
Предполагая, что все материалы прибыли, как ожидалось, отметьте ЗП как завершенный. Затем запишите упаковочный лист и любую другую соответствующую информацию.8. Оценочная карта поставщика
Оцените транзакцию с помощью системы показателей поставщика. Основные области измерения включают качество, скорость отклика, своевременную доставку и изменение цены, но могут быть и другие показатели, которые вы сочтете полезными. Включите как качественные, так и количественные данные, которые помогут вам вспомнить контекст транзакции и сделать их более полезными для дальнейшего использования.9. Обновление инвентаря
Добавьте недавно купленные товары в свою систему инвентаризации. Это может означать добавление штрих-кода и сканирование товара с помощью считывателя. Для некоторых предметов может потребоваться метка RFID. Использование онлайн-системы, как обсуждалось в предыдущей главе, упрощает этот процесс.
ЗАКУПОЧНЫЕ ПЛАТЕЖИ
Как только ваш бизнес получил товары или услуги, поставщики ожидают быстрой оплаты. Это означает, что ваш отдел кредиторской задолженности имеет решающее значение на этом последнем этапе процесса от закупки до оплаты.
В нашей последней главе давайте подробнее рассмотрим функцию кредиторской задолженности (AP), а также некоторые шаги, которые вы можете предпринять для оптимизации процессов утверждения и ведения учета.
Роль кредиторской задолженности
Когда вы покупаете товары или услуги у поставщика или поставщика, ваша компания, скорее всего, не будет платить за них во время покупки, а вместо этого согласится заплатить позже (обычно в течение 30 или 60 дней). Всякий раз, когда это происходит, вы создаете кредиторскую задолженность, которая представляет собой деньги, которые ваш бизнес должен поставщикам за совершенные покупки.Эти платежи обрабатывает команда по работе с кредиторской задолженностью, а для небольших компаний, возможно, всего один человек.
В зависимости от процедур вашей организации, эта команда отвечает за оплату предварительно утвержденных заказов на покупку, а также счетов, отправленных поставщиками после того, как вы получили товары. Иногда они обрабатывают платежи до того, как все товары будут фактически доставлены, но это происходит только по взаимному соглашению между вашей компанией и поставщиком.
Группам по работе с кредиторской задолженностью поручено оплачивать только законные и точные счета. Ложное выставление счетов, завышение счетов и дублирование счетов-фактур являются распространенными видами мошенничества с кредиторской задолженностью, которые можно остановить только с помощью строгих процессов и добросовестных, бдительных сотрудников.
Советы по эффективному управлению закупочными платежами
Вот несколько советов по обеспечению надлежащей оплаты счетов поставщиков.1. Используйте процесс авторизации для утверждения счетов
Многие группы по работе с кредиторской задолженностью используют метод «трехстороннего сопоставления» для подтверждения легитимности счета. Они сравнивают три разных документа — счет-фактуру, заказ на покупку и квитанцию о заказе — чтобы убедиться, что детали совпадают.Такое сравнение — верный способ выявить несоответствия, которые затем можно просмотреть до того, как вы оплатите счет. Только счета, прошедшие этот тест, отправляются на окончательное утверждение руководством.
Вы можете заполнить данные на этапе сравнения и передать документ на цифровое утверждение. Команда AP хранит цифровую форму авторизации в Интернете, чтобы ее было легко найти.
2. Ведите учет первичных документов
Платежные квитанции документируют расходы и покупки вашей компании, поэтому важно систематизировать и хранить эти записи. Цифровые формы также полезны здесь, поскольку они могут храниться в едином центральном хранилище.Вы можете настроить эту стандартную форму квитанции об оплате для записи транзакций с поставщиками, включая имя поставщика, дату, сумму платежа, номер квитанции, полученные товары или услуги и имя получателя.
3. Согласуйте закупки и AP
Одной из основных проблем закупок, которую определили 30% организаций, является отсутствие связи с AP. Традиционно эти функции работают раздельно, но отсутствие координации может замедлить платежи и создать условия, ведущие к расточительному расходованию средств.Чтобы способствовать сотрудничеству, используйте цифровые формы и системы закупок, совместимые с AP, чтобы обеспечить лучшую видимость процесса для обоих отделов. Кроме того, поощряйте обмен информацией между обеими группами.
Например, AP должен информировать отдел закупок, если и почему они еще не оплатили просроченный счет, чтобы закупки могли быть прозрачными в отношении проблемы с соответствующим поставщиком.
4. Отслеживайте соответствующие метрики, чтобы улучшить поток операций AP
Функционирование вашего отдела AP может иметь большое влияние на отношения с вашими поставщиками. Счета, которые постоянно оплачиваются с опозданием или неправильно, могут нанести ущерб партнерству.Отслеживание эффективности кредиторской задолженности с помощью некоторых ключевых показателей может помочь выявить проблемы с операциями AP. Это также может дать вам лучшее представление о том, что работает, а что нет с точки зрения того, как AP соединяется с более крупным процессом закупок.
Релевантные показатели для отслеживания:
- Время цикла счета: среднее время от получения до оплаты
- Средняя стоимость счета, включая такие расходы, как плата за программное обеспечение и время сотрудников.
- Количество запросов поставщиков, расхождений и споров
Вывод
Обеспечение нужных товаров и услуг для выполнения работы вашей организации является важной частью вашего выживания и влияет на вашу прибыль. Эффективный и действенный процесс закупок не только повысит вашу прибыльность, но и обеспечит бесперебойную работу вашего бизнеса.
Эта статья была первоначально опубликована 24 августа 2021 г. и обновлена 8 декабря 2021 г.
Источник: https://www.jotform.com/procurement-process/
___
Вы можете оставить свои комментарии и задать вопросы как в виджете ниже, так и обсудить этот материал с коллегами в нашей группе в Facebook
