Процесс закупок: руководство по современным закупкам

Рецензия авторов сайта:

Статья содержит перечень основных этапов закупочного процесса. Конечно, она не может претендовать на то, чтобы быть процессным фреймворком. Но основные этапы и их особенности, а также, — моменты, на которые следует обращать внимание, — раскрыты неплохо.

----------

Обычно, когда люди думают о процессе закупок, на ум приходят негативные мысли: трудоемкие формы, неопределенность процедур и сложные переговоры. Закупки также обычно включают извлечение и управление данными из нескольких источников, таких как электронные таблицы, которые отслеживают продление контрактов, и системы управления документами, содержащие заказы на покупку. В целом, это может быть утомительно.
Все эти жалобы реальны. Они являются причиной того, что в компаниях любого размера сотрудники нередко пытаются обойти закупки — реальность, которая наносит ущерб бизнесу в долгосрочной перспективе.

Но это не должно быть так. В то время как малый и средний бизнес (SMB) может не иметь ресурсов для внедрения и управления сложными системами, которые крупные компании используют для закупок (например, SAP или Oracle Financials), другие решения могут решить многие из наиболее распространенных проблем.

Многие новые технологические предложения относительно экономичны и просты в настройке и развертывании. Имея немного знаний и нужные ресурсы, малые и средние предприятия могут разработать высокоэффективный и действенный процесс закупок, который требует минимум времени и денег, а также снижает количество жалоб сотрудников.

В этом руководстве предлагаются идеи и решения, которые помогут оптимизировать весь процесс закупок.

КАКОВ ПРОЦЕСС ЗАКУПОК?

Всем компаниям для работы требуются определенные товары и услуги. Почти каждому бизнесу нужны основы, такие как ручки и бумага для принтера. Другим требуется специализированное сырье или обработанные материалы, например, футболки и чернила для компании по производству футболок.

Розничным магазинам нужны кассовые аппараты и услуги цифровой обработки платежей. И большинству компаний нужны различные компоненты пакетов льгот для сотрудников, таких как предложения в области здравоохранения, страхование жизни и системы расчета заработной платы.

Для получения всего вышеперечисленного

и многого другого требуется процесс закупок

Закупки охватывают весь жизненный цикл приобретения товаров и услуг, необходимых компании для работы. В этом процессе участвуют многочисленные этапы, в том числе:

Выявление потребностей
Отслеживание запасов
Поиск, оценка и выбор поставщиков
Ведение переговоров по контракту
Установление отношений с поставщиками
Создание заявок и заказов на покупку
Проверка товара при получении
Обработка платежа

Закупки — это стандартный набор действий, которые имеют место для покупки товаров и услуг, особенно для повторных заказов, постоянных поставщиков и основных предметов.
Закупки более стратегически важны, чем закупки. Первый шаг закупок — определение потребностей — имеет решающее значение и может оказать большое влияние на бизнес. Часто определяемый стратегией компании, он учитывает множество факторов, таких как инициативы по развитию компании, требования по сокращению расходов и усилия по оптимизации процессов.
В целом, закупки — это нечто большее, чем просто покупка товаров или услуг; речь идет о получении ресурсов, в которых нуждается компания, эффективным, экономичным и своевременным способом.

Почему важны закупки?

При правильном подходе закупки способствуют росту бизнеса несколькими способами.

Во-первых, это увеличивает прибыль. Компании, которые имеют четко очерченный процесс закупок и следуют ему последовательно (без каких-либо обходных путей), получают большие скидки на оптовый заказ.

У них также лучше отношения с поставщиками и меньше проблем с поддержкой поставщиков. И они сталкиваются с меньшим количеством юридических проблем, связанных с покупкой товаров и услуг, таких как регистрация в онлайн-сервисе без юридической проверки и утверждения.

Налаженный процесс закупок помогает избежать критической нехватки необходимых товаров. Например, когда запасы не отслеживаются эффективно, ваш бизнес может столкнуться с трудностями при выполнении контрактов с клиентами, что, в свою очередь, может негативно сказаться на удовлетворенности клиентов.

Заказ необходимых товаров в последнюю минуту заставляет вас отдавать предпочтение скорости доставки, а не стоимости — стратегия, которая при регулярном использовании может привести к финансовым потерям.
Процесс закупок помогает вам принимать более взвешенные решения при покупке сложных продуктов или услуг. Например, многие поставщики предоставляют услуги по поддержке настольных компьютеров для малых и крупных компаний, но поиск того, который соответствует конкретным требованиям вашей компании, требует изучения.

Хорошо продуманный процесс закупок будет включать обращение к нескольким потенциальным поставщикам, детальную оценку их предложений, встречу с кратким списком поставщиков и выбор одного из них для переговоров по контракту. Результатом, вероятно, будет продукт, который хорошо подходит для ваших нужд и будет хорошо служить вам в долгосрочной перспективе.

По всем этим причинам стоит потратить время на то, чтобы наладить хороший процесс закупок. Но что, если он у вас уже есть и его регулярно обходят стороной? В этом случае ваш бизнес, вероятно, сталкивается с одной или несколькими проблемами, связанными с эффективностью, которые требуют изучения.

Далее давайте подробнее поговорим о том, как вы можете повысить общую эффективность и результативность вашего процесса закупок.

ЛУЧШИЕ ПРАКТИКИ ПРОЦЕССА ЗАКУПОК

Все преимущества, упомянутые в предыдущей главе, могут быть реализованы только в том случае, если ваша стратегия закупок имеет прочную основу и четкие, определенные процессы. Ниже приведены некоторые рекомендации по процессу закупок, которые помогут оптимизировать ваш подход и эффективно служить компании.

6 лучших практик процесса закупок

1. Поощряйте межведомственное сотрудничество

Хотя люди естественным образом связывают закупки с внешними поставщиками, внутренние отношения также играют роль в их успехе.
Вы должны не только четко наметить и сообщить о своем процессе каждому отделу, но также важно поощрять обмен информацией между отделами о потребностях в закупках.
Разговоры между отделами об использовании продукта могут выявить возможности экономии денег; Точно так же внедрение новых продуктов может потребовать помощи нескольких отделов, чтобы все прошло гладко.
Например, если отдел продаж планирует увеличить персонал на 30 процентов в следующем календарном году, ему, вероятно, потребуются дополнительные ноутбуки и услуги мобильной связи. Если ИТ-отдел уже находится в процессе рассмотрения новых предложений «программное обеспечение как услуга», он должен учитывать эту новую информацию при принятии решения о покупке.
Периодический обзор требований и предстоящих проектов или изменений, а также установление взаимопонимания жизненно важны для организационной эффективности.

2. Сделайте процесс прозрачным

Важно быть ясным и открытым в отношении процесса закупок. Внутренне это увеличивает вероятность того, что сотрудники будут работать внутри системы, а не обходить ее стороной. Когда все знают, что делать и почему, создается атмосфера доверия, и люди склонны участвовать в процессе. Кроме того, более наглядное представление потребностей в закупках помогает устранить дублирование и способствует сотрудничеству (см. пункт 1 выше).

Прозрачность имеет решающее значение и для отношений с внешними поставщиками. Предоставление квалифицированным поставщикам доступа к соответствующим спецификациям и критериям оценки упрощает процесс для всех и обеспечивает связь с поставщиками, которые лучше всего подходят друг другу.

Наконец, только прозрачные методы и процессы закупок позволяют проводить аудит. Использование онлайн-системы отслеживания значительно упрощает процесс просмотра покупок и цен.

3. Используйте партнерский подход к отношениям с поставщиками

Запугивание поставщиков самой низкой ценой — не самая эффективная стратегия. Хотя это может создать некоторую экономию, она часто носит краткосрочный характер.

Вместо этого рассматривайте отношения как партнерство, которое принесет пользу обеим сторонам. Помогая поставщикам узнать больше о вашем бизнесе, вы приобретаете партнера, который может помочь сэкономить, управлять рисками и представить новые и полезные продукты. Они также могут быть более отзывчивыми во время чрезвычайных ситуаций. В свою очередь, поставщики выигрывают, завоевывая ваше доверие и, возможно, долгосрочных клиентов.

Эти партнерские отношения развиваются по нескольким направлениям. Менеджеры по работе с клиентами должны стремиться к тому, чтобы поставщики чувствовали себя частью команды, и, если несколько менеджеров по работе с клиентами имеют дело с одним поставщиком, эти менеджеры должны придерживаться последовательного подхода к своим переговорам.
Поставщики должны проявлять интерес к вашему бизнесу. Если они этого не делают, возможно, они не являются для вас подходящим партнером.

4. Периодически пересматривайте давние отношения

Отношения с поставщиками развиваются. Компании приобретаются; меняются аккаунт-менеджеры; вводятся новые предложения — любая из этих ситуаций может побудить к пересмотру отношений. Для важных поставщиков периодические проверки очень ценны.

Эти обсуждения дают возможность обсудить проблемы и предстоящие проекты, а также будущие покупки. Поставщики, в свою очередь, могут просматривать усовершенствования продуктов, предлагать демонстрации продуктов и выделять возможности обучения.

Оценочные карточки поставщиков эффективно отслеживают различные показатели, такие как качество, количество возвратов и сроки доставки. Может быть особенно эффективно внедрить эти оценочные листы в онлайн-систему, а затем подсчитывать результаты с течением времени, чтобы вы могли обсуждать их с поставщиками во время этих периодических проверок.

5. Используйте электронную систему инвентаризации

Отслеживание запасов может быть неэффективным, ручным и даже неточным процессом. Периодический подсчет запасов дает только моментальный снимок во времени, что не очень полезно. Технология может оптимизировать отслеживание запасов несколькими способами:

Сканеры штрих-кода или технология радиочастотной идентификации (RFID) повышают точность и, в случае RFID, поддерживают отчетность в режиме реального времени.

Сбор данных с помощью онлайн-форм создает более надежный источник данных и упрощает управление запасами и их заказ.

Электронная система инвентаризации помогает отслеживать и составлять отчеты о запасах. Отчеты могут выявить тенденции использования, такие как сезонные требования во время праздников, или выявить аномалии, которые могут потребовать дальнейшего изучения.

6. Внедрите цифровые системы закупок

Недавняя концепция модернизации различных бизнес-функций для сохранения конкурентоспособности применима и к закупкам. Использование преимуществ технологий может помочь максимизировать экономию, снизить риски и повысить эффективность.

Отделы закупок все чаще используют технологии для управления контрактами. Контракты составляют основу операций по закупкам, и поэтому ими необходимо тщательно управлять. Но не всегда легко отслеживать детали, связанные с несколькими контрактами, как с точки зрения времени, так и соблюдения требований.

Цифровая система управления контрактами предлагает централизованное безопасное место для контрактов, повышая общую эффективность и точность закупок. Это помогает поддерживать согласованность между соглашениями и может даже автоматизировать часть рабочего процесса контракта.

Часто эти системы отслеживают наценки обеих компаний, обеспечивают маршрутизацию для согласований и онлайн-подписей и могут даже выдавать предупреждения задолго до истечения срока действия контракта. Оптимизация этих процессов повышает общую эффективность контрактного процесса.

Другая идея состоит в том, чтобы внедрить технологическое решение для процесса закупок с полным жизненным циклом. Эти системы не только обеспечивают стандартизированные рабочие процессы и формы, но также могут оптимизировать процессы на всех этапах закупок, таких как утверждения и платежи поставщикам, делая общий процесс более эффективным.

С новыми облачными предложениями затраты часто основаны на количестве пользователей и, возможно, количестве форм, а не на традиционных, сложных моделях лицензирования оборудования и программного обеспечения.
Эти облачные предложения одинаково привлекательны как для малых и средних предприятий, которые в настоящее время полагаются на ручные процессы и электронные таблицы, так и для крупных компаний, которые выиграют от легко настраиваемых и простых в использовании систем.

ВЫЯВЛЕНИЕ ПОТРЕБНОСТЕЙ

Разным отделам нужны разные товары и услуги. Вот почему полезно разработать процесс планирования закупок, который определяет эти потребности и тех, с кем они связаны. Эта деятельность имеет решающее значение, поскольку она создает основу для стратегического мышления о том, как приобретать товары наиболее своевременным и экономически эффективным способом.

Перед началом любого процесса закупок начните с оценки потребностей, чтобы уточнить товары и услуги, необходимые каждому отделу, и объединить их в одном месте. Создание этого списка дает вам лучшее представление о потребностях в закупках всей вашей организации.

Как провести оценку потребностей

Чтобы получить полное представление о потребностях вашей организации, вам необходимо выяснить три важные вещи: какие покупки требуются, когда они необходимы и какой бюджет будет их оплачивать. Не забудьте включить в свою оценку информацию, касающуюся как прошлых покупок, так и предстоящих проектов и инициатив.

Исторические покупки

Оценка прошлых покупок дает ценную справочную информацию для будущих покупок. Анализ этих данных может выявить:

Периодические и запланированные потребности. Некоторые покупки происходят регулярно — ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежеквартально, — в то время как некоторые нужны только периодически и их нелегко запланировать. Другие покупки могут показаться нерегулярными, например, чернила для принтеров, но анализ данных может выявить более регулярную закономерность.

Возможности консолидации. Изучив предыдущие покупки, вы можете найти способы объединить заказы из нескольких отделов в один заказ, повысив эффективность и, возможно, предлагая оптовые скидки.

Стратегические и стандартные поставщики. Оценка текущего списка поставщиков помогает различать стратегических и стандартных поставщиков на основе годовых расходов или критичности продукта/услуги. Принятие мер по развитию стратегического партнерства с вашими наиболее важными поставщиками, как обсуждалось в предыдущей главе, сослужит вам хорошую службу в долгосрочной перспективе. Сейчас самое время обсудить текущие проблемы и недостатки поставщиков; в некоторых случаях могут потребоваться новые поставщики или, по крайней мере, дальнейшие исследования.

Желания vs потребности. Сотрудники и отделы часто заказывают желаемые товары, а не действительно необходимые. Эти потребности могут быть дорогостоящими для компании, как с точки зрения первоначальной покупки, так и с точки зрения текущей поддержки. Исторические данные могут показать, где вы можете сократить эти элементы.

Ближайшие проекты и инициативы

Затем определите потребности для предстоящих проектов и инициатив. Внедрение новых продуктов, реконструкция зданий, офисные переезды, значительные изменения в дизайне продуктов, инициативы по развитию, инициативы по сокращению расходов, новые партнерские отношения и реорганизации — все это примеры действий, которые повлияют на будущие потребности в ресурсах и услугах.

Некоторые проекты и инициативы могут потребовать новых поставщиков или переговоров с текущими поставщиками, чтобы убедиться, что они могут удовлетворить дополнительные потребности. У других также могут быть увеличенные требования к времени выполнения, поэтому раннее начало этих обсуждений может снизить вероятность возникновения проблем в будущем.

Прогнозирование спроса и обзор запасов

Оценка потребностей может выявить прошлые проблемы в области прогнозирования спроса и отслеживания запасов, которые негативно влияют на ход процесса закупок.

Оба сценария могут привести к непредвиденным затратам. Делать экстренные покупки, чтобы предотвратить нехватку товарных запасов, дорого не только с точки зрения самих товаров, но и для клиентов, которые могут уйти, если слишком много заказов не будет выполнено вовремя.

Прогнозирование спроса еще более важно для товаров, которые требуют длительных сроков выполнения. И наоборот, иметь слишком много запасов под рукой также проблематично. Не тратьте деньги на предметы, которые вы не будете использовать в ближайшее время; вы также можете потратить больше на место для хранения.

Онлайн-формы инвентаризации и отслеживание

Онлайн-формы могут помочь в процессе планирования закупок несколькими способами:

Форма запаса инвентаризация поставляется в удобном для большинства видов бизнеса, и может быть использована как есть или настроить, чтобы захватить точную информацию вам нужно.

Этот контрольный список инвентаря поможет вам создать актуальную учетную запись всех предметов в вашем инвентаре. Данные хранятся в централизованной онлайн-системе, что упрощает отчетность.

Формы также могут упростить другие этапы процесса закупок, в том числе

Запросы на утверждение (заказ на приобретение). В зависимости от отдела или суммы покупки необходимы разрешения (иногда несколько). Форма запроса о покупке может заменить громоздкую связь по электронной почте. Он стандартизирует процесс запроса, позволяя автоматизировать маршрутизацию утверждений.

Создание заказа на покупку. После утверждения покупки эти данные легко преобразовать в заказ на покупку. Вы можете перенести заявку в форму заказа на покупку продукта. Вы можете настроить форму так, чтобы продавец мог получить к ней прямой доступ. Или вы можете настроить автоматическую отправку заказа на покупку по электронной почте менеджеру по работе с клиентами поставщика. Поставщики могут даже подтверждать и предоставлять обновления статуса в самой форме, что еще больше упрощает процесс закупок.

Далее, давайте подробнее рассмотрим выбор поставщика и некоторые из наиболее важных соображений, которые могут быть учтены при взвешивании вариантов.

ВЫБОР ПОСТАВЩИКА

Для некоторых продуктов и услуг выбор правильного поставщика может быть сложной задачей. Закупка канцелярских принадлежностей довольно проста, но требования к очень сложным продуктам и услугам может быть труднее определить, что усложняет выбор поставщика.

Сложный или нет, но выбор поставщика является важной частью процесса закупок поставщиков. Этот шаг включает в себя определение потенциальных поставщиков, их оценку и переговоры с ними для получения необходимых вам ресурсов.

Цель состоит в том, чтобы оценить пригодность поставщиков для предоставления этих ресурсов как прибыльным, так и надежным способом. В идеале вы хотите найти поставщиков, которые будут хорошо подходить для вас в долгосрочной перспективе, не только из-за высоких затрат, связанных с переходом на другого поставщика, но и для создания стратегических союзов, которые принесут пользу вам обоим.

В этой главе мы рассмотрим различные факторы, которые следует учитывать в процессе выбора поставщиков, а также некоторые инструменты, которые компании используют для поиска и оценки поставщиков.

Соображения по выбору поставщика

Ниже приведены некоторые из ключевых факторов, определяющих выбор поставщика.

Место расположения

Для физических (и обычно стандартизированных) запасов местонахождение важнее многих других соображений. Даже при наличии обширных возможностей онлайн-покупок и доставки некоторые продукты, например скоропортящиеся продукты, не подходят для дальних поездок. Тяжелое оборудование и инженерные изделия также выигрывают от партнерских отношений с местными поставщиками.

Расходы

Стоимость почти всегда имеет значение. Некоторые компании оценивают окупаемость инвестиций и проводят сравнение качества, а также ценообразование и удобство в качестве дополнительных соображений.

Инженерный талант

Для технических отраслей или ИТ-отделов инженерный талант поставщика может быть наиболее важным фактором. Сбор сложных сведений о материалах, необходимом аппаратном или программном обеспечении и постоянной поддержке их предложений требует домашней работы, но в конечном итоге приводит к выбору более высокого качества.

Предложения услуг

В большинстве случаев, если потенциальный поставщик не предлагает необходимых услуг, он не является правильным поставщиком. Но иногда эти ситуации не так просты.
Примером может служить поддержка ИТ-десктопов. Эту услугу предоставляют несколько поставщиков, но лучший вариант может удовлетворить только 90 процентов первоначальных потребностей компании — и этого может быть достаточно.
В таких ситуациях важно поддерживать открытую связь и сотрудничество между отделом и отделом закупок, чтобы предотвратить возможные проблемы в будущем.

Репутация в отрасли

Награды и отраслевые рейтинги являются хорошими источниками информации о качестве и надежности поставщика. Для сложных услуг и продуктов также поищите отчеты, подготовленные отраслевыми оценочными фирмами, такими как JD Power или Gartner, чтобы узнать больше о показателях качества и рекомендациях.

Процесс закупок: руководство по современным закупкам (часть 1)