В статье дан неплохой обзор Запроса предложений (RFP), который имеет два значения: как документ, и как процесс. Статья полезна для понимания зарубежной терминологии в практике закупок и для применения элементов процессного подхода в управлении закупками.
----------
Когда вашему бизнесу требуется работа или поставки от сторонних компаний, успех вашей компании зависит от совершенствования процесса запроса предложений (RFP). Без эффективного процесса запроса предложений вы потратите дополнительное время и деньги на поиск компаний, которые могут выполнить работу, выходящую за рамки возможностей вашей компании.
Шаблон создания запроса предложений
Если вы будете следовать эффективному процессу запроса предложений, вы значительно опередите своих конкурентов в привлечении компаний, которые захотят работать с вами.
Что такое запрос предложений?
Запрос предложений — это документ, в котором запрашиваются предложения от сторонних организаций или подрядчиков о предоставлении товара или услуги. Примеры RFP включают розничные предприятия, обращающиеся к рекламным агентствам за созданием рекламных кампаний, некоммерческие организации, обращающиеся за помощью в написании грантов, и государственные организации, запрашивающие предложения от подрядчиков по строительству муниципальных зданий.Поскольку процесс запроса предложений может применяться в самых разных областях, не существует точной формулы успеха в любых условиях.
Этапы процесса запроса предложений
Хотя надежной формулы не существует, выполнение описанных ниже шагов запроса предложения направит вас на правильный путь, особенно потому, что вы можете настроить каждый шаг для своей конкретной организации, используя специализированные программы для визуализации и документирования вашего конкретного рабочего процесса на этом пути.1. Соберите свою команду
Первым этапом процесса запроса предложений является создание группы, ответственной за RFP. В эту команду должны входить ключевые заинтересованные стороны, человек, который фактически будет составлять RFP, стороны, которые будут рассматривать RFP. Менеджер проекта следит за тем, чтобы процесс запроса предложений не отклонялся от графика, соблюдал сроки и избегал потенциальных препятствий.2. Разработайте временную шкалу
Собрав свою команду, соберите всех вместе, чтобы установить график процесса запроса предложений — когда необходимо провести необходимые исследования, когда должен быть завершен первый проект запроса предложений, когда ключевым заинтересованным сторонам необходимо просмотреть проект, когда должен быть отправлен окончательный запрос предложений. вне, и когда вы должны прекратить принимать ответы.
Шаблон графика запросов предложений
3. Напишите запрос предложений
Установив сроки, член команды, назначенный для написания RFP, может затем провести необходимые исследования и составить проект RFP. Успешный RFP должен иметь следующую структуру, чтобы полностью проиллюстрировать, что ожидается от тех, кто будет отвечать на ваш RFP:Введение
Как и любой профессиональный документ, ваш RFP должен включать в себя введение, которое закладывает основу для последующего запроса, а также быстро резюмирует то, что читатель найдет в остальной части документа.
Объясните, кто вы как организация, чего вы хотите достичь с помощью RFP, и предоставьте краткую информацию о необходимой работе по нескольким основным пунктам, включая сроки подачи предложений. Компании, которые увидят RFP и заинтересованы в предоставлении продуктов или услуг, будут читать дальше, а те компании, чьи продукты или услуги не применимы, будут знать, что нужно прекратить чтение.
Исходная информация
Предоставьте информацию о вашей организации, ваших целях и аналогичных проектах, которые вы выполняли в прошлом. Этот раздел даст потенциальным подрядчикам представление о том, кто вы и за что вы выступаете. Также включите контактную информацию и справочную информацию о людях в вашей компании, которые будут рассматривать предложения.
Подробное описание проекта
Теперь объясните, какую работу вам нужно выполнить или продукты, которые вам нужно получить. Если вы делаете RFP для услуг, вы захотите включить объем работ с подробным описанием конкретных обязанностей, которые необходимо выполнить, и ожидаемых результатов.
Требования к предложению
Здесь вы детализируете информацию, которая вам требуется в представленных предложениях. Этот раздел представляет собой руководство для компаний, которые будут отвечать на ваш запрос предложений, с указанием предпочитаемого вами метода ответа.
Ожидания
В этом разделе описывается, что ваш бизнес ожидает от поставщиков с точки зрения общения, цены, своевременной работы и других важных факторов, которые могут помочь отсеять неинтересные предложения. Включив информацию о вашем доступном бюджете, вы также можете сузить круг потенциальных клиентов, которые работают с более высокими ценами.
Критерий выбора
Четко объясните в своем запросе предложения критерии, используемые для определения победителя тендера. Благодаря этому объяснению вы получите более качественные и целенаправленные предложения, а также облегчит процесс принятия решений, если поставщики не соответствуют этим критериям.
Хронология
Необходимые сроки включают не только сроки подачи предложений, но и сроки, к которым должен быть подписан контракт, а также сроки выполнения работ или поставок. Вы также можете включить график платежей, который подходит для вашего бизнеса.
4. Распространите RFP
После того, как вы заполнили RFP и рассмотрели его со всеми ключевыми заинтересованными сторонами, раздайте его потенциальным респондентам. В настоящее время рекомендуется создать веб-страницу проекта, на которой размещена вся необходимая информация, включая загружаемую версию ваших документов RFP. Отправьте электронное письмо с общим обзором потенциальным поставщикам и ссылку на веб-страницу проекта, содержащую более подробный RFP. Обязательно указывайте соответствующие сроки и обратную контактную информацию во всей корреспонденции.5. Просмотрите ответы
Если вы следили за процессом до этого момента, ответы должны сыпаться потоком. Пришло время просмотреть полученные вами предложения. Используя критерии, указанные в вашем запросе предложений, настройте систему оценки, связанную с вашим конкретным проектом, включая цену, для оценки ответов. После того, как вы сузили круг до двух или трех потенциальных поставщиков, оценив их предложения, вы, вероятно, захотите встретиться лично, чтобы лучше понять каждого поставщика услуг и еще больше сузить свой выбор.6. Проведите переговоры и подпишите контракт
Выбор поставщика — это не конец процесса. После того, как вы нашли наилучшее соответствие из предложений и встреч, вам все еще нужно обсудить условия — не только цену, но также результаты и сроки — и прийти к окончательному соглашению с контрактом. Пока обе стороны не договорились о контракте, процесс запроса предложений не завершен. Возможно, вам придется вернуться к предыдущему шагу, если вы не согласны с условиями. Однако после того, как пресловутые пунктирные линии подписаны, процесс завершается и начинаются отношения с поставщиком.На протяжении всего процесса запроса предложения вы должны правильно документировать и организовывать все, а когда вы пишете сам RFP, включите диаграммы и диаграммы, демонстрирующие, что ищет ваша компания.
Lucid Content Team
Источник: https://www.lucidchart.com/blog/request-for-proposal-process
___
Вы можете оставить свои комментарии и задать вопросы как в виджете ниже, так и обсудить этот материал с коллегами в нашей группе в Facebook
